Knjižnični sustav Zaki – iskustvo visokoškolske ustanove

Silvana Brozović

Knjižnično-dokumentacijski centar

Ekonomski fakultet Sveučilišta u Zagrebu

sbrozovic@efzg.hr

Knjižnični sustav Zaki, nastao u okruženju mreže narodnih knjižnica, početkom 2009. godine napravio je značajan iskorak prema visokoškolskim knjižnicama. Neke visokoškolske knjižnice već su i ranije koristile Zaki i bile dijelom skupnog kataloga narodnih knjižnica, međutim upravo je ulaskom knjižnice Ekonomskog fakulteta u sustav uspostavljena izdvojena instalacija sustava Zaki koja okuplja visokoškolske i specijalne knjižnice.

Nekoliko je elemenata ujedinilo ove knjižnice u odluci da u odabiru softvera daju povjerenje hrvatskom proizvodu koji će postati okosnica knjižničnog poslovanja:

1. Zaki je nastao suradnjom domaće informatičke tvrtke Vivainfo i Knjižnica grada Zagreba čije je osoblje bilo nositelj stručnog razvoja vodeći se principima usklađenja knjižnične poslovne prakse, hrvatskog zakonodavnog okvira i prihvaćenih knjižničnih standarda. S druge strane, informatičari su razvili tehnološki modernu aplikaciju koja svojom arhitekturom i stabilnošću osigurava sve prednosti rada u sustavu mreže knjižnica, a istovremeno čuva individualnost svake knjižnice, odnosno osigurava privatnost podataka.
2. Aplikacija koristi knjižnični standard UNIMARC što predstavlja nastavak dugogodišnje prakse u svakoj od knjižnica. Ujedno, Zaki omogućava strojnu komunikaciju s drugim katalozima te ne postoji tehnička zapreka za sudjelovanje u projektima koji zahtijevaju drugačiji format bibliografskih podataka.
3. U modul nabave ugrađeno je strojno vođenje inventarnih knjiga te praćenje otpisa i revizije fonda sukladno hrvatskim zakonima i knjižničnoj praksi.
4. Osim onoga što u knjižničarstvu zovemo normativnom bazom, aplikacija nudi i kvalitetna rješenja drugih normiranih baza, odnosno skupova podataka kao što su: višestruke baze klasifikacijskih oznaka, predmetnih sustava, tezaurusi ključnih riječi, baza nakladnika itd.
5. Sučelje je na hrvatskom jeziku. Grafički dizajn radnih formi baziran na windows-tehnologiji nudi inovativan logički slijed koraka obrade te u korištenju nekih modula nije potrebna posebna edukacija.
6. Aplikacija podržava protokole za povezivanje s drugim katalozima i repozitorijima, uređajima za samozaduživanje (selfcheck) i uređajima za reviziju knjižničnog fonda temeljenu na RfiD-tehnologiji.

Priču o našem iskustvu svakako moramo započeti s migracijom podataka i posebno istaknuti brzinu izvedbe. U roku od tjedan dana prebačeni su svi bibliografski i normativni podaci, podaci o primjercima, korisnicima, trenutnoj posudbi i postojećim dugovanjima. Napravljene su također i prilagodbe kako bi se na ispravan način migrirali podaci o stručnim oznakama, ključnim riječima i evidenciji periodike za koju Zaki ima drugačije aplikativno rješenje od prethodno korištenog softvera. Migracija podataka o korisnicima odrađena je tijekom vikenda, tako da smo nakon zatvaranja knjižnice u petak i uobičajenog rada u staroj aplikaciji, u ponedjeljak bez ikakvih tehničkih poteškoća krenuli s posudbom u novoj aplikaciji.

Iz starog sustava prebačeni su svi podaci, bez ijednog izgubljenog zapisa ili dijela zapisa, osim podataka iz modula nabave koji nismo ni planirali migrirati.

Katalogizatori su prvi krenuli s radom u novoj aplikaciji. Vrlo pozitivno su reagirali na pregledan dizajn sučelja za bibliografsku obradu, te mogućnost korištenja predložaka za različite vrste građe. Rad s kodiranim i normativnim podacima je vrlo jednostavan. Katalogizatori često koriste mehanizme provjere ispravnosti pravila formata UNIMARC na razini sintakse pojedinog polja, ali i uvjetovanosti između povezanih polja, odnosno kodova. Prateći proces obrade moguće je prelaziti iz jednog u drugi modul ili paralelno raditi u više prozora. Ova funkcionalnost ima poseban značaj za malu knjižnicu u kojoj nema stroge podjele posla, pa je uobičajeno da djelatnik na pultu ima otvoren modul posudbe i modul katalogizacije.

Novost za obradu su predstavljale normirane baze UDK-oznaka i ključnih riječi koje se na jednoj razini odnose na cijeli sustav, a na drugoj su zatvorene unutar privatnosti svake knjižnice, odnosno zbirke. Međutim, Zaki nudi mogućnost rada s više klasifikacijskih i predmetnih sustava. Fakultetskim knjižnicama koje su specijalizirane za pojedina znanstvena područja, od velikog je značaja mogućnost da koriste višestruke klasifikacijske i predmetne sustave, te da u svom poslovanju mogu planirati uključivanje novih tezaurusa koje je onda tehnički vrlo jednostavno uvesti (importirati) u sustav.

U radu modula nabave napuštamo sigurno područje knjižničnih standarda ali u slučaju Zakija ponovno susrećemo jasnu strukturu i normirane podatke. Prije svega treba istaknuti normirane nakladnike koji omogućavaju da se isti kontrolirani nazivi pojavljuju u bibliografskoj bazi i modulu nabave.

Rad s računima je pregledan, temelji se na bibliografskom zapisu i stručnim oznakama koje dodjeljuje katalogizator, a završava s procesom inventarizacije i fizičkom obradom primjerka. Inventarne knjige se ispisuju po potrebi, ne postoji opasnost od duplanja inventarnih brojeva ili brisanja određenih brojeva. Primjerak tako ne može „nestati“, on može promijeniti lokaciju ili biti otpisan iz bilo kojeg razloga sukladno zakonskoj klasifikaciji. Povijest svih navedenih događanja se aplikativno bilježi.

Svakako je jedan od najvećih izazova bilo iskusiti kako će se rad s korisnicima visokoškolske knjižnice uklopiti u modul koji je u cijelosti prilagođen pravilnicima i poslovnim procesima narodnih knjižnica koje rade u mrežnom okruženju. Iako smo bili spremni napraviti neke ustupke i promjene u postojećoj praksi, pokazalo se da nije bilo potrebe za tim. Uz manje nadogradnje omogućeno nam je da se dosadašnji rad s korisnicima nesmetano nastavi. Kontrola ovlasti nad radnjama koje djelatnik može učiniti te preciznija definicija pravila i zabrana u koracima posudbe nužno je dovela do vjerodostojnijeg praćenja pravilnika koji reguliraju rad knjižnice.

Višestruke provjere nad korisničkim podacima prilikom unosa doprinijele su manjem broju grešaka u korisničkoj bazi. Veliki broj zapisa iz stare aplikacije izbrisan prema definiranim kriterijima za prepoznavanje duplih i nepotpunih zapisa u kojima ne možemo identificirati korisnika. Također smo izbrisali sve korisnike koji su neaktivni više od pet godina, a nemaju nikakvo zaduženje. Ovo je čišćenje bilo važno jer smo broj korisnika prepolovili i uspostavili kontrolu nad korisničkom bazom.

Općenito, modul posudbe proširio je djelokrug rada djelatnika na pultu bilo da se radi o knjižničarima ili informatorima.

Nove aktivnosti u knjižnici nakon dolaska Zakija

Vrlo brzo nakon prelaska na Zaki, krenuli smo s korištenjem uređaja za samozaduživanje (selfcheck)jer su protokoli za strojnu komunikaciju između ove dvije instance još ranije implementirane. Najviše smo vremena posvetili fizičkoj obradi primjeraka i onim naknadnim zahtjevima u radu uređaja za samozaduživanje koji su specifični samo za potrebe naše knjižnice.

Statistike redovne posudbe pokazuju da se oko pola aktivnosti posudbe (zaduživanje/razduživanje) odvija preko uređaja za samozaduživanje. Smanjenje obima posla na pultu omogućilo je reorganizaciju poslovanja i angažiranje djelatnika na novim zadacima.

Nabava i evidencija periodike u našoj knjižnici seže daleko u prošlost, a mogućnost inventarizacije ove vrste građe koju Zaki omogućuje bila je prilika da temeljito revidiramo fond. Provjerena je prisutnost očekivanih sveščića te njihovo fizičko stanje i očuvanost uveza te su temeljem tog uvida izvršene izmjene u bazi. Revizijom i inventarizacijom periodike dobit ćemo uvid u pravo stanje dostupnosti svih brojeva te mogućnost strojnog praćenja naručivanja i korištenja i ove vrste građe.

Zahvaljujući fleksibilnosti Zakija osigurali smo da završni radovi i disertacije Fakulteta budu obrađeni po svim pravilima struke, dostupni za posudbu, bilo da se radi o tiskanom ili elektroničkim izdanju, te da putem OPAC-a budu prepoznati kao jedinstvena zbirka. Zbirku je putem OPAC-a moguće pretraživati i pregledavati, sužavati rezultate upita po raznim kriterijima, od kojih posebno izdvajamo sužavanje rezultata po kriteriju mentora. Obrada je nadograđena s prihvatom digitalnih objekata. Omogućen je prihvat i pohrana digitalnog oblika završnog rada, kao i automatsko povezivanje s odgovarajućim bibliografskim zapisom.

Novi OPAC je svakako donio velika poboljšanja u približavanju knjižničnog fonda krajnjem korisniku, ali najveću korist novog sučelja vidimo upravo u prikazu zbirke završnih radova i disertacija.

Za kraj, želja nam je razbiti dva mita s kojima se susrećemo od samog početka rada u Zakiju. Prvi se odnosi na nepodudarnost poslovanja narodnih i visokoškolskih knjižnica koja bi trebala otežati suradnju u korištenju iste aplikacije. Drugi je teorija da visokoškolskim knjižnicama nije ni od kakve pomoći rad u okruženju skupnog kataloga zbog prevelike različitosti fonda.

Visokoškolske i narodne knjižnice imaju jednu značajnu zajedničku crtu koja definira cjelokupno poslovanje, a to je odnos spram korisnika – organizacija rada s velikim brojem korisnika, te brzina i kvaliteta usluge. To je osnova za pronalazak zajedničkih razvojnih točaka s narodnim knjižnicama. Nadalje, činjenica da Knjižnice grada Zagreba funkcioniraju kao mreža knjižnica koje teže specijalizaciji za pojedine segmente obrade, Zakijevim korisnicima i izvan njihove mreže nudi široku potporu za sva stručna pitanja s kojima se susreću. Djelatnici KGZ-a pokazali su veliku predanost u edukaciji i pojedinačnoj pomoći svakoj od knjižnica. Spremno prihvaćaju sve naše prijedloge za nadogradnju sustava, želeći ga učiniti fleksibilnijim i otvorenijim.

U drugi mit smo skoro i sami povjerovali, sve dok u naš sustav nije migriran katalog još jedne knjižnice. Već s ulaskom knjižnice Franjevačke teologije u Sarajevu, koja ima zavidan fond po broju i kvaliteti, shvatili smo da se naši naizgled potpuno različiti fondovi preklapaju u značajnom postotku. Čak i ako zanemarimo građu koja spada u referentnu, ne možemo zanemariti da svaki od fakulteta ima značajnu dozu multidisciplinarnosti, što je izraženije u višim stupnjevima studija i znanstvenom radu nastavnika. Ekonomski fakultet je pak poseban biser multidisciplinarnosti sa zavidnim fondom iz područja matematike, informatike, prava, sociologije, sporta, psihologije, urbanizma, ekologije, organizacije poslovanja u svim granama gospodarstva, tehnologije u svim područjima ljudskog stvaralaštva te obrazovanja, zdravstva itd.

Zakijev sustav visokoškolskih knjižnica nosi veliki razvojni potencijal za stvaranje dobrog sustava mreže srodnih knjižnica temeljenog na tehnološkom i stručnom okruženju aplikacija koji omogućuje Zaki.