Hrvatsko knjižničarsko društvo

1. okrugli stol Knjižnice i suvremeni management
(Osijek, 4. travnja 2008.)

U organizaciji Gradske i sveučilišne knjižnice Osijek i Komisije za upravljanje u knjižnicama Hrvatskoga knjižničarskog društva, u Gradskoj i sveučilišnoj knjižnici Osijek održan je 4. travnja 2008. godine 1. okrugli stol Knjižnice i suvremeni management.

Cilj Okruglog stola bio je upoznavanje s osnovnim modelima, tehnikama i metodama suvremenog managementa i njihovom primjenom u knjižnicama, početak sustavne edukacije upravljača i drugih djelatnika knjižnica sa znanjima i vještinama suvremenog managementa, te pokretanje zajedničkih aktivnosti na praćenju i poboljšavanju kvalitete ukupnog djelovanja.

Okrugli stol bio je namijenjen u prvom redu ravnateljima i voditeljima samostalnih knjižnica i knjižnica u sastavu, te voditeljima odjela i službi, kao i drugim knjižničnim djelatnicima i studentima knjižničarstva.

U radu je sudjelovalo 45 knjižničnih djelatnika iz svih tipova knjižnica i svih krajeva Republike Hrvatske, te troje knjižničnih djelatnika iz susjedne Bosne i Hercegovine, što je skupu dalo međunarodni značaj. U odnosu na broj sudionika i vrste njihovih matičnih knjižnica, Okrugli stol se uspio dokazati kao općeknjižnični stručni skup nacionalnog značaja.

Na skupu su priopćena tri pozvana predavanja:

1. Planiranje i strategije razvoja u knjižnicama (dr. Jurica Pavičić – Ekonomski fakultet, Zagreb) – u izlaganju su definirane temeljne odrednice strateškog razvoja knjižnice u odnosu na ključne segmente javnosti kojima se ona obraća; posebna pozornost posvećena je iskazu vizije i misije kao ishodištima strateškog plana, ali i praktičnim metodama uz pomoć kojih se one mogu i izraditi (odnosno provjeriti i nadopuniti), te njihovoj ulozi u planiranju.
2. Osiguravanje kvalitete i mjerenje uspješnosti u knjižnicama (dr. Nikša Alfirević – Ekonomski fakultet, Split) - izlaganje je povezalo problematiku sustavnog mjerenja učinka i managerske evaluacije s potrebom osiguranja kvalitete usluga krajnjim korisnicima, odnosno daljnjeg unapređenja djelovanja knjižnice. Na temelju koncepcije mjerenja kvalitete usluga prezentirana su polazišta za osiguravanje kvalitete u svim segmentima organizacijskih procesa u knjižnici, uvođenje sustavnog ispitivanja napredovanja prema željenim ciljevima kvalitete i vođenje odgovarajuće dokumentacije sustava kvalitete.
3. Upravljanje resursima na primjeru organiziranja posebnog događanja u knjižnicama (dipl. oec. Valentin Besednik – SFERA Plus, Zagreb) - na primjeru organiziranja posebnog događanja razrađen je sustavni pristup utvrđivanja i budžetiranja potrebnih resursa, te njihovog osiguranja iz različitih izvora. Pritom se ukazalo na mogućnosti rješavanja praktičnih problema, te korištenja alata i tehnika koji se u tu svrhu redovito primjenjuju u poslovnom okruženju, a još uvijek nisu uobičajeni u knjižnicama i srodnim (neprofitnim) institucijama.

Nakon pozvanih izlaganja održana je panel-rasprava Sami ili uz (vanjsku) pomoć: Out-Sourcing ili In-Sourcing u kojoj su sudjelovali svi sudionici i izlagači te na kojoj se raspravljalo u kojoj mjeri knjižnice nove vještine i metode suvremenog managementa i upravljanja knjižnicama i marketinga trebaju koristiti samostalno, a u kojoj mjeri trebaju koristiti usluge stručnjaka s područja managementa i marketinga, te u kojoj mjeri knjižničari trebaju samostalno ili uz vanjsku pomoć realizirati i druge projekte, koji nisu iz područja uže knjižničarske struke. Zaključci iz rasprava uključeni su u opće zaključke skupa.

U bloku zaključaka, na završetku Okruglog stola, predstavljene su i dvije praktične inicijative:
1. Mr.sc. Dijana Sabolović-Krajina (Knjižnica i čitaonica F. Galović, Koprivnica) predstavila je Projekt razmjene knjižničara čiji je osnovni cilj povećati knjižničarima mogućnosti edukacije učenjem na primjerima dobre prakse koju provode druge knjižnice u Hrvatskoj
2. Dragutin Katalenac (Gradska i sveučilišna knjižnica, Osijek) predstavio je inicijativu za osnivanje Bencmarking kluba hrvatskih knjižnica.

Na Okruglom stolu su doneseni sljedeći

ZAKLJUČCI

1. Okrugli stol „Knjižnice i suvremeni management“ prvi je stručni skup koji je organizirala Komisija za upravljanje u knjižnicama Hrvatskoga knjižničarskog društva i prema ocjenama sudionika opravdao je namjere organizatora i očekivanja sudionika. Komisija na ovim iskustvima planira redovno organizirati slične skupove posvećene pojedinim specifičnim problemima iz djelokruga aktivnosti Komisije, odnosno područja suvremenog managemanta za knjižnice.

2. Sudionici skupa su ocijenili da promjene u knjižnicama, izazovi novih tehnologija, novih usluga i službi, novih i sve zahtjevnijih korisnika, novi informacijski izvori i formati na kojima su informacije pohranjene, potreba proaktivnog odnosa knjižnica prema izazovima promjena i zahtjevima okoline, kao i potreba izgradnje nove, odnosno promjena postojeće misije svih vrsta knjižnica i pronalaženja ravnoteže između nasljeđa tradicije i izazova suvremenosti zahtijeva od knjižničnih djelatnika nova znanja i vještine s područja izvan knjižnične djelatnosti i znanosti, a naročito managementa i marketinga.

3. Upoznavanje s temeljnim pojmovima i vještinama suvremenog knjižničnog managementa i marketinga nužno je ne samo za ravnatelje i voditelje knjižnica, tj. upravljače, nego i sve druge djelatnike, koje se bez ovih znanja i vještina neće moći uključiti u programe i projekte knjižnica zasnovane na timskom radu, suradnji i nehijerarhijskom djelovanju.

4. U odnosu na pitanje postavljeno u naslovu panel-diskusije „Sami ili uz (vanjsku) pomoć: Out-Sourcing ili In-Sourcing“, sudionici su zauzeli zajednički stav da je potrebno ostvarivati i njegovati suradnju sa stručnjacima s drugih područja, da knjižnice ne trebaju ni samostalno obavljati sve poslove iz ovog područja svog djelovanja niti sve prepuštati vanjskim partnerima, već postići ravnotežu između navedenih elemenata. Ključno je pri tome razvijati kulturu međusobnog uvažavanja, suradničkih odnosa i informiranja, čemu je znatan doprinos dao i ovaj skup.

5. Sudionici skupa su istaknuli značaj inzistiranja na izgradnji i očuvanju vlastite kompetentnosti i stručne prepoznatljivosti knjižničnih djelatnika u sklopu njihove matične knjižnične djelatnosti i kritički se osvrnuli na prisutne pokušaje zanemarivanja temeljnih knjižničarskih kompetencija, koje, nažalost, dolaze i iz knjižničarskih krugova.

6. 1. okrugli stol „Knjižnice i suvremeni management“ planiran je i realiziran kao inicijativni skup o općim problemima upravljanja knjižnicama, a slijedit će ga drugi, specijalistički programi koje će Komisija za upravljanje u knjižnicama HKD-a organizirati u budućnosti.

D. Katalenac
dkata@gskos.hr