Posao u doba korone (CZI-IRB)

“Teška vremena zahtijevaju teške odluke”, kaže izreka, vrlo dobro primjenjiva na izvanredno stanje u kojem smo se odjednom i privatno i poslovno našli krajem ožujka 2020. godine. Sukladno službenim odlukama, i Centar za znanstvene informacije (CZI) Instituta Ruđer Bošković od 20. ožujka  prešao je na “rad od kuće”. 

Iako smo očekivali takav razvoj događaja, ipak je nova organizacija rada tražila brzo donošenje  mnogih odluka kako bi se posao mogao nesmetano i organizirano odvijati. Svi  su  se djelatnici CZI-a prilagodili novim radnim uvjetima i cijelo smo vrijeme uspjeli ostati  na raspolaganju svojim korisnicima (kako djelatnicima IRB-a, tako i članovima hrvatske akademske zajednice).

Budući da je velik dio usluga i aktivnosti Centra za znanstvene informacije i do sada razvijan i obavljan u online okruženju, većinu smo poslova mogli nastaviti obavljati od kuće u istom opsegu.

Nastavili smo koristiti uobičajeni kanal za mrežnu komunikaciju i timski rad baziran na platformi Rocket.Chat, što je omogućilo da stalno budemo u kontaktu u zajedničkom virtualnom “uredu” i koordiniramo poslove. Komunikacija se odvija i elektroničkom poštom, a potrebni materijali dijele se na MomOblaku (sustavu koji održavamo za potrebe cijelog IRB-a) te Google Driveu, umjesto na lokalnim mrežnim diskovima. Radno vrijeme organizirano je od 9 do 17h, ali za mnoge je servise dostupna 24-satna korisnička podrška (24/7).

Tijekom rada “od doma” korisnicima su bile i bit će na raspolaganju sljedeće usluge, od kojih su neke i unaprijeđene i nadograđene: 

• Hrvatska znanstvena bibliografija - CROSBI: korisnička podrška cijeloj hrvatskoj akademskoj i istraživačkoj zajednici, centralna administracija, pregledavanje i uređivanje zapisa o publikacijama, održavanje normativa časopisa i podataka o indeksiranosti časopisa u pojedinim bazama podataka i dr. Radi se i na razvoju informacijskog sustava i njegovih funkcionalnosti. Dovršen je i stavljen u funkciju CROSBI profil pomoću kojega autori mogu sami uređivati popis svojih radova. Implementirane su nove mogućnosti filtriranja i unaprijeđene mogućnosti pretraživanja. Objavljen je Priručnik za administratore CROSBI-ja i dopunjen FAQ u skladu s nadogradnjom sustava.
• ŠESTAR - baza podataka instrumenata za znanstvena istraživanja: radi centralna administracija Šestara, administracija na razini ustanova, helpdesk usluga za administratore pri ustanovama i korisnike sustava, kao i održavanje i razvoj same aplikacije.
• Baza podataka projektnih aktivnosti u znanosti i visokom obrazovanju u Republici Hrvatskoj: centralizirana administracija zapisa, komunikacija s administratorima pri pojedinim ustanovama, održavanje i razvoj novih funkcionalnosti.
• FULIR - Institucijski repozitorij Instituta Ruđer Bošković: promocija otvorenog pristupa, pružanje korisničke podrške, administracija novih zapisa, unos novih zapisa koji su objavljeni pod nekom od CC licencija.
• Sustav elektroničke nabave dokumenata - SEND: alat za međuknjižničnu razmjenu knjiga i znanstvenih članaka nastavio je raditi i na daljinu. Sve što možemo pribaviti online, bilo da imamo pretplatu ili možemo nabaviti od drugih knjižnica, i dalje nabavljamo.
• Tko je tko u hrvatskoj znanosti: korisnička podrška za znanstvenike i otvaranje novih korisničkih računa.
• Bibliometrijske usluge: izdavanje potvrda o indeksiranosti i citiranosti radova za potrebe djelatnika IRB-a, bibliometrijske analize znanstvene produkcije IRB-a za potrebe Instituta.
• Konferencijski alat BigBlueButton: implementirali smo online konferencijski alat te ga ponudili kao uslugu na razini cijelog IRB-a. Time je omogućeno normalno funkcioniranje znanstvenika, organizacijskih jedinica te raznih tijela na IRB-u.
• Sustav "MojOblak" baziran na platformi Nextcloud (za djelatnike IRB-a): nadograđivanje sustava, osiguravanje dodatnog diskovnog prostora za potrebe pohrane datoteka.
• Rezervacije dvorana: usluga za djelatnike IRB-a. Administrator je dostupan svaki dan u radnom vremenu za sve vrste ispravaka ili rezervacija termina.
• Organizacija udaljenog pristupa bazama podataka i e-časopisima, obavijesti i podrška korisnicima, komunikacija s izdavačima.
• Aktivan je profil Centra za znanstvene informacije na Facebooku, blog i mrežne stranice.

Na raspolaganju smo i korisnicima za sve vrste općih upita elektroničkom poštom. O novostima i aktivnostima informiramo korisnike putem mailing lista, bloga, Facebooka i mrežnih stranica.

Od ostalih poslova možemo istaknuti sudjelovanje u radu Dabra, u radnim skupinama i koordinacijskom odboru; rad na međunarodnim projektima NI4OS i OpenAIRE (online sastanci, webinari, dijeljenje informacija), aktivnosti u međunarodnim knjižničarskim udruženjima (EURASLIC, IAMSLIC i LIBER), pisanje znanstvenih i stručnih radova, tekuću obradu knjižne građe.

Potres koji je zadesio Zagreb 22. 3. 2020. nije zaobišao ni prostore Centra za znanstvene informacije IRB-a. U usporedbi s mnogim drugim zagrebačkim knjižnicama, štete na opremi, knjižničnom fondu i prostorima su male. U potresu je najviše stradala čitaonica u krilu Ivana Supeka, koje je zaštićeno kulturno dobro, dok su čitaonice u 3. i 5. krilu u dobrom stanju. Manje su oštećene i neke radne sobe djelatnika CZI-a. Sanacije posljedica potresa očekujemo u sljedećim mjesecima, ovisno o dinamici povratka djelatnika Centra za znanstvene informacije u prostore IRB-a. 

Budući da se skoro svi segmenti djelatnosti Centra za znanstvene informacije IRB-a temelje na vlastitim informacijskim sustavima koje razvijamo i održavamo već dugi niz godina, uspjeli smo korisnicima kvalitetno osigurati većinu usluga  i u  izvanrednim radnim uvjetima. To ne bi bilo moguće bez posebnog zalaganja Odjela za informacijske tehnologije CZI-a, kojemu posebno zahvaljujemo. Svi djelatnici CZI-a iznimno su dobro timski surađivali i nadopunjavali se u preuzimanju i rješavanju poslova. Ipak, nedostaje osobni kontakt s korisnicima i dio usluga koje trenutno ne možemo ponuditi (edukacijski seminar, predavanja, konzultacije “uživo”).  No  nadamo se povratku na IRB i nastavku rada u punom opsegu.

Marina Mayer

marina.mayer@irb.hr